Nhiều loại tài liệu điện tử cần được lưu trữ lâu dài để tham chiếu làm bằng chứng trong nhiều hoạt động của đời sống. Điều này đòi hỏi chúng phải được lưu trữ dưới một định dạng sao cho một chương trình xử lý có thể đọc được. Cùng với thời gian các thiết bị CNTT và mạng máy tính, các trình xử lý và các định dạng tài liệu cũng có thể thay đổi nhanh chóng. Bởi vậy, các tài liệu điện tử phải được biến đổi theo để vẫn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu tra cứu, xử lý thông tin lâu dài.