1. Hệ thống dự phòng thực hiện chức năng an toàn thông tin
- Thứ nhất, hệ thống xử lý thông tin phải được bảo vệ. Hệ thống xử lý (bao gồm các server, thiết bị mã hóa/giải mã, các bộ chuyển mạch, các hệ tích hợp phần cứng - phần mềm...) phải được đặt trong hệ thống mạng với nhiều cấp độ bảo vệ khác nhau, được kiểm soát với các thiết bị an ninh mạng chuyên dụng như tường lửa (Firewall), Proxy, thiết bị phát hiện và ngăn chặn tấn công (IPS), mạng riêng ảo (VPN, với công dụng chính là để kiểm soát các truy cập từ xa)....
- Thứ hai, hệ thống phần mềm phải được bảo vệ. Phần mềm hệ thống (hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, phần mềm trung gian...) và các phần mềm ứng dụng phải được cấu hình đảm bảo an ninh, kiểm tra định kỳ, cập nhật các bản vá mới nhất, được bảo vệ bằng các chương trình phòng chống virus, mã độc, sâu máy tính....

- Thứ ba là phải có hệ thống dự phòng.
Trong đó, yếu tố thứ ba – hệ thống dự phòng là khâu không thể thiếu trong an toàn thông tin. Hệ thống dự phòng hết sức quan trọng đối với sự an toàn của hệ thống thông tin của các ngành, các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các ngành như ngân hàng, tài chính.... Nhiệm vụ chính của hệ thống dự phòng là chia sẻ tài nguyên thông tin với các hệ thống chính, chia sẻ tải và thay thế hệ thống chính khi cần thiết, đảm bảo hoạt động thông suốt của hệ thống thông tin. Hệ thống dự phòng có nhiệm vụ lưu trữ và vận hành song song một hệ thống thông tin khác cùng nội dung thông tin với hệ thống chính. Thông tin dữ liệu lưu trữ tại hệ thống dự phòng phải luôn được cập nhật, đồng bộ với thông tin dữ liệu của hệ thống chính. Hệ thống dự phòng cũng phải có đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật, năng lực xử lý để đảm bảo hoạt động chia sẻ và thay thế hệ thống chính khi cần thiết. Ngoài ra, hệ thống dự phòng cũng có thể được sử dụng cho mục đích đào tạo, chuyển giao công nghệ; thử nghiệm các giải pháp công nghệ mới.
2. Yêu cầu đối với hệ thống dự phòng
Hệ thống dự phòng cần phải đáp ứng các yêu cầu như sau:
- Được đặt cách biệt với hệ thống chính và phải được bố trí với mức an toàn cao nhất. Nói chung hệ thống dự phòng phải được bố trí ở nơi đủ xa với hệ thống chính để đề phòng sự cố hoặc thảm họa có ảnh hưởng diện rộng (lũ lụt, động đất...) và phải được bố trí bảo vệ an toàn mọi mặt (cả về cơ chế quản lý, vật lý, kỹ thuật...). Việc bố trí hệ thống dự phòng ở gần với hệ thống chính có thể mang lại lợi ích trước mắt là đơn giản về hạ tầng kỹ thuật và giảm chi phí đầu tư. Tuy nhiên, trong trường hợp này hệ thống dự phòng cũng tiềm chứa các rủi ro chẳng kém gì như hệ thống chính, ví dụ như sẽ chịu chung sự cố mất điện diện rộng, ngập lụt hay hỏa hoạn. Giải pháp đặt hệ thống dự phòng ở cách xa hệ thống chính nhưng vẫn trong phạm vi quốc gia giúp giảm thiểu các rủi ro với chi phí phù hợp. Nhiều tổ chức, công ty lớn xây dựng và duy trì hệ thống dự phòng xuyên quốc gia hoặc trên phạm vi toàn cầu để đạt được mức độ bảo vệ cao nhất. Hiện nay cũng đã xuất hiện hình thức đi thuê và cho thuê hệ thống dự phòng.
- Có cơ sở vật chất kỹ thuật độc lập, tách biệt với hệ thống chính. Cụ thể, hệ thống dự phòng cần có đường điện và hệ thống điện (bao gồm trạm biến áp, UPS, máy phát điện, ATS...) tách biệt; có hệ thống đường truyền và mạng riêng biệt; có đủ cơ sở phòng máy, phòng làm việc, kho tàng... Khi xây dựng hệ thống dự phòng cũng cần lưu ý đến vấn đề bảo đảm các điều kiện làm việc cho các cán bộ vận hành khi làm việc bình thường cũng như trong trường hợp chuyển sang sử dụng hệ thống dự phòng thay thế cho hệ thống chính.
-  Hệ thống dự phòng phải có đủ năng lực kỹ thuật sẵn sàng đảm nhận toàn bộ vai trò của hệ thống chính trong trường hợp hệ thống chính bị sự cố ngừng hoạt động và đáp ứng yêu cầu về thời gian vận hành tối thiểu tại hệ thống dự phòng. Chẳng hạn, trong trường hợp hệ thống chính bị phá hủy hoàn toàn thì phải thiết lập một hệ thống xử lý mới và khoảng thời gian vận hành tại hệ thống dự phòng sẽ không bị giới hạn.
- Phải đảm bảo tại hệ thống dự phòng thường xuyên sao lưu và cập nhật được thông tin dữ liệu hoạt động của hệ thống chính, đáp ứng yêu cầu mục tiêu điểm khôi phục (RPO). Ở đây mục tiêu điểm khôi phục (RPO- Recovery Point Objective) là tổn thất tính theo thời gian. Ví dụ, “RPO = 10 phút” có nghĩa là “khoảng tổn thất” là 10 phút (mất dữ liệu/hệ thống trong 10 phút). Chỉ tiêu này thường mang ý nghĩa “tổn thất chấp nhận được” trong trường hợp có thảm hoạ xảy ra đối với hệ thống chính và đặc biệt quan trọng đối với các hệ thống thông tin xử lý giao dịch trực tuyến (online) và theo thời gian thực (real-time) vì sẽ liên quan đến các giao dịch, đặc biệt là các giao dịch tài chính không thực hiện được trong khoảng thời gian đó. Nói chung, RPO được xác định tùy thuộc vào tính chất và mục tiêu hoạt động của hệ thống thông tin. Thực tế cho thấy muốn có RPO nhỏ (tổn thất ít trong trường hợp có sự cố đối với hệ thống chính phải chuyển sang sử dụng hệ thống dự phòng) thì phải đầu tư thích đáng vào việc xây dựng và duy trì hệ thống dự phòng.

- Phải đảm bảo tính sẵn sàng hoạt động của hệ thống dự phòng trên phương diện như là hệ thống chính thứ hai, trong đó đặc biệt quan trọng là thời gian đưa hệ thống dự phòng vào hoạt động thay thế hoàn toàn cho hệ thống chính phải đáp ứng yêu cầu về thời gian khôi phục (RTO - Recovery Time Objective), đây là thời gian cần thiết để khôi phục (trên hệ thống dự phòng) đối với các ứng dụng và hệ thống chủ chốt của doanh nghiệp. Chẳng hạn đối với một doanh nghiệp RTO có thể là 4 giờ làm việc, nhưng đối với doanh nghiệp khác có thể là 8 giờ làm việc. Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến tính sẵn sàng của các dịch vụ viễn thông nhằm đảm bảo công tác truyền thông giữa các bộ phận liên quan và người sử dụng.
- Phải đảm bảo yêu cầu về thời gian để hệ thống quay về trạng thái hoạt động bình thường, tức là chuyển hoạt động trên hệ thống dự phòng về hệ thống chính. Ở đây cũng liên quan đến RTO và phải bảo đảm tính khả chuyển hai chiều đối với hoạt động giữa hệ thống chính và hệ thống dự phòng.
3. Vai trò của hệ thống dự phòng
Trong thực tế việc xây dựng và duy trì hệ thống dự phòng không phải lúc nào cũng được các đơn vị, tổ chức quan tâm đúng mức. Điều này cũng có lý do của nó. Chẳng hạn, có ý kiến cho rằng hệ thống dự phòng chỉ đơn giản là dùng để khôi phục lại thông tin dữ liệu sau khi sự cố hoặc thảm họa xảy ra, và như vậy có vẻ như hệ thống dự phòng là một sự lãng phí, một kiểu “bảo hiểm” quá xa xỉ. Không doanh nghiệp nào muốn đầu tư một hệ thống dự phòng – một tài sản đắt tiền nhưng “nhàn rỗi”, chỉ sử dụng đến khi có sự cố. Tất nhiên, đây chỉ là một cách nhìn phiến diện. Để trả lời cho vấn đề  này cần xác định rõ rằng hệ thống dự phòng được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, trong đó mục đích “dự phòng để thay thế hệ thống chính khi cần thiết” là chính yếu, ngoài ra còn có mục đích chia sẻ tải với hệ thống chính để tạo ra sự cân bằng tải chung, chống sự ách tắc, “nghẽn cổ chai” trong xử lý thông tin. Hệ thống dự phòng còn có thể sử dụng để sao lưu và sửa chữa các lỗi ứng dụng khi mà các lỗi này không thể sửa trên hệ thống chính do yêu cầu vận hành liên tục; hệ thống dự phòng cũng có thể phục vụ các mục đích thử nghiệm ứng dụng mới, đào tạo và chuyển giao công nghệ.... Nói cách khác, hệ thống dự phòng được khai thác song song với hệ thống chính và điều này góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, khả năng cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp.
Cần nhìn nhận hệ thống dự phòng là giải pháp bảo vệ hữu hiệu nhằm đảm bảo hoạt động liên tục của tổ chức, đồng thời đem lại những khả năng đẩy nhanh thời gian tiếp cận thị trường thông qua các ứng dụng mới và giảm chi phí tổng thể. Cần xem xét việc xây dựng và duy trì hệ thống dự phòng trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp, tổ chức, gắn việc xây dựng hệ thống dự phòng hoạt động an toàn, ổn định của hệ thống thông tin nói riêng và lợi ích lâu dài của bản thân doanh nghiệp, tổ chức nói chung