Trong thời gian qua, ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các hoạt động nghiệp vụ tại các cơ quan nhà nước đã thu được nhiều kết quả khích lệ. Bên cạnh một số ứng dụng, phần mềm tích hợp chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước như phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống email công vụ, các cơ quan đơn vị đã tích cực ứng dụng chữ ký số vào các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin. Theo Báo cáo của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, trong giai đoạn giai đoạn 2017 - 2018, các cơ quan đơn vị đã ứng dụng linh hoạt chữ ký số như:

- Bảo hiểm xã hội Việt Nam: Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu toàn ngành thực hiện văn bản điện tử thay thế toàn bộ văn bản giấy bắt đầu từ ngày 01/6/2018 đối với một số danh mục văn bản do Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định, nghiên cứu rút ngắn thời gian xử lý văn bản chỉ còn từ 2 đến 5 ngày và tiếp tục tăng cường đào tạo tập huấn sử dụng chữ ký số.

- Thành phố Hà Nội: Trong năm 2018, cùng với việc tích hợp ứng dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ với hệ thống dịch vụ công trực tuyến (DVCTT), chữ ký số chuyên dùng cũng sẽ được thành phố Hà Nội tích hợp vào hệ thống một cửa điện tử dùng chung 3 cấp của Thành phố. Theo đó, các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, thị xã tích hợp ứng dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ đối với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp và Hệ thống thư điện tử công vụ của Thành phố.

- Thành phố Hồ Chí Minh: Ngày 19/5/2018, Ủy ban nhân dân TP. Hồ Chí Minh vừa ký văn bản số 2994/UBND-KT yêu cầu các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện ứng dụng chữ ký điện tử trong việc phát hành văn bản điện tử qua mạng từ ngày 01/6/2017. Theo đó, Cục Cơ yếu Đảng - Chính quyền đã cấp chứng thư số dành cho cơ quan, tổ chức cho 70 đơn vị (các quận, huyện; các Sở) tại thành phố Hồ Chí Minh. Tất cả các đơn vị này đều đã thực hiện ký số lên văn bản phát hành liên thông giữa các cơ quan nhà nước.

Bên cạnh chỉ tiêu số lượng chứng thư số cấp, chứng thư số sử dụng thì chỉ tiêu tần suất ứng dụng cũng là một chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng chữ ký số. Thông qua số liệu khảo sát của NEAC cho thấy, tần suất ứng dụng chữ ký số trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan khác tăng lên, cụ thể:

- Số lượng trung bình văn bản điện tử có chữ ký số/tổng số văn bản điện tử /tháng trong nội bộ cơ quan đạt tỉ lệ cao, phần lớn các cơ quan cung cấp số liệu đều đạt trên 90%, một số đơn vị có số lượng văn bản trao đổi cao như An Giang (7.631/8.479), Bà Rịa - Vũng Tàu (1.719/1.719), Ninh Thuận (3.141/3.141), Vĩnh Phúc (3.600/8.800).

- Số lượng trung bình văn bản điện tử có chữ ký số/tổng số văn bản điện tử/tháng trao đổi với cơ quan khác: một số đơn vị có số lượng văn bản trao đổi cao như Bắc Kạn (1.380/1.380), Ninh Thuận (1.251/1.251), Thái Bình (2.200/3.422), có địa phương đạt 100% như Bắc Giang, một số đơn vị đã có hoạt động trao đổi văn bản điện tử sử dụng chữ ký số tuy nhiên số lượng còn ít.

Tần suất trao đổi và số lượng văn bản điện tử sử dụng chữ ký số trao đổi trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan tăng lên cho thấy hiệu quả của việc ứng dụng chữ ký số trong các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin, rút ngắn thời gian gửi nhận văn bản, tăng hiệu quả xử lý công việc và tiết kiệm chi phí.

Khó khăn, vướng mắc và đề xuất trong quá trình ứng dụng chữ ký số chuyên dùng tại cơ quan nhà nước trong giai đoạn 2017 - 2018

Thông qua khảo sát, kiểm tra tại các đơn vị, bên cạnh những hiệu quả và kết quả đạt được trong việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong cơ quan nhà nước vẫn còn tồn tại những khó khăn, vướng mắc. Những khó khăn, vướng mắc điển hình bao gồm:

Khó khăn trong các quy định liên quan đến văn bản điện tử, hồ sơ điện tử

Tại các đơn vị, các văn bản sử dụng chữ ký số thay cho sử dụng văn bản giấy mới chỉ phổ biến ở các loại văn bản như giấy mời, lịch làm việc, văn bản đăng ký họp, tài liệu họp, văn bản để biết, báo cáo, thông báo, tờ trình, kế hoạch, công văn, thông tin chỉ đạo điều hành, tuy nhiên giữa các đơn vị, địa phương lại không có sự thống nhất trong cách thức gửi, nhận và danh mục các văn bản sử dụng ký số.

Bên cạnh đó việc lưu trữ văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số vẫn chưa có quy định cụ thể, dẫn tới việc áp dụng chữ ký số nhưng vẫn phải lưu trữ văn bản giấy.

Một số đề xuất tiêu biểu:

- Đề xuất Bộ Thông tin và Truyền thông có văn bản chỉ đạo thống nhất về áp dụng chữ ký số trong việc trao đổi văn bản điện tử trong cả nước; quy định cụ thể danh mục các văn bản phải ký số gửi trên mạng và không gửi văn bản giấy; quy định tính pháp lý trên các loại văn bản ký số.

- Đề xuất Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp với các đơn vị có liên quan ban hành bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, sử dụng văn bản điện tử nhằm khuyến khích sử dụng văn bản điện tử, ứng dụng chữ ký số rộng rãi trong các cơ quan nhà nước; ban hành các quy định phù hợp với công tác quản lý và lưu trữ văn bản điện tử áp dụng chữ ký số.

Khó khăn trong tích hợp chữ ký số vào phần mềm

Đề xuất Bộ Thông tin và Truyền thông và Ban Cơ yếu Chính phủ hỗ trợ kỹ thuật trong việc tích hợp chữ ký số với các phần mềm ứng dụng DVCTT, hệ thống quản lý văn bản vào điều hành, tích hợp chữ ký số vào ký email và nghiên cứu triển khai sử dụng chữ ký số chuyên dùng trên thiết bị máy tính bảng để đa dạng hóa phương tiện, thiết bị khai thác sử dụng chữ ký số, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi.

Khó khăn trong quy trình cấp mới, gia hạn, phục hồi mật khẩu chứng thư số chuyên dùng

Hiện nay, nhu cầu và thực tế ứng dụng chữ ký số chuyên dùng tại các cơ quan nhà nước tăng nhanh. Tuy nhiên, các đơn vị đều gặp vướng mắc do quy trình đăng ký cấp mới, gia hạn, phục hồi mật khẩu mất nhiều thời gian dẫn đến khó khăn trong quá trình sử dụng.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế, để hỗ trợ quá trình sử dụng và quản lý chứng thư số chuyên dùng tại cơ quan cấp Bộ và địa phương, các đơn vị có đề xuất Ban Cơ yếu Chính phủ rút ngắn quy trình và phân cấp cho địa phương quản lý và tự khôi phục mật khẩu của chứng thư số trong trường hợp quên mật khẩu hoặc nhập sai mật khẩu.