TÍNH CẤP THIẾT PHẢI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KHO LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Tài liệu điện tử đã và đang hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức với khối lượng ngày càng gia tăng. Quá trình chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ và là xu thế tất yếu không chỉ ở riêng nước ta mà còn trên toàn thế giới. Sự chỉ đạo quyết liệt của Đảng, Chính phủ với quyết tâm thực hiện các nhiệm vụ chuyển đổi số quốc gia để tạo bước đột phá.

Cùng với các luật đã ban hành như: Luật giao dịch điện tử, Luật công nghệ thông tin, Luật an toàn thông tin mạng,… Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, đã khẳng định tài liệu số là một loại hình tài liệu lưu trữ cần được quản lý, bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

Bên cạnh đó, ngày 03/4/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Theo đó, đã xác định mục tiêu tổng quát là quản lý thống nhất, thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

Ngoài ra còn có những Quyết định và Đề án khác như: Quyết định số 27-QĐ/TW, ngày 10/8/2021 về Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 20212025; Đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị - xã hội giai đoạn 20182025, tầm nhìn đến năm 2035. Tất cả đều là những cơ sở pháp lý cho việc việc quản lý tài liệu điện tử và cho công tác lưu trữ hiện đại.

NGHIÊN CỨU QUỐC TẾ VỀ MÔ HÌNH KHO LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Trên thế giới đã có những kinh nghiệm và các tiêu chuẩn được tổ chức lưu trữ quốc tế chấp nhận rộng rãi về mô hình kho lưu trữ điện tử, đặc biệt là mô hình hệ thống lưu trữ mở OAIS đã được tổ chức tiêu chuẩn thế giới ban hành thành tiêu chuẩn ISO14721. Phần lớn các tổ chức lưu trữ, các cơ quan lưu trữ quốc gia trên thế giới đã và đang triển khai các dự án xây dựng kho lưu trữ tư liệu số hay kho lưu trữ điện tử từ năm 2000 như tại Bắc Mỹ, Châu Âu, Úc, Trung Quốc, Malaysia…

Về phạm vi chức năng nghiệp vụ, Tiêu chuẩn xác định một mô hình tham chiếu đề cập đến đầy đủ các chức năng lưu trữ thông tin của kho lưu trữ bao gồm thu thập, kho bảo quản, quản lý dữ liệu, truy cập và phổ biến…

Về phạm vi ứng dụng, Tiêu chuẩn đã xác định mô hình OAIS được áp dụng cho bất kỳ kho lưu trữ nào, nó đặc biệt áp dụng cho các tổ chức có trách nhiệm cung cấp thông tin theo thời hạn dài. Mô hình bao gồm các khái niệm về mô hình chức năng và mô hình thông tin để tham chiếu cho xây dựng một kho lưu trữ điện tử. Thông tin quản lý được áp dụng không chỉ hỗ trợ cho tài liệu lưu trữ kỹ thuật số mà cả thông tin về tài liệu lưu trữ vật lý, tức là mô hình cho phép mở rộng phạm vi quản lý thông tin đối với các tài liệu phi kỹ thuật số hay không ở dạng kỹ thuật số (giấy, ảnh, âm thanh, băng ghi hình...) và cả thông tin về phương tiện vật lý mang tin (thiết bị ghi âm, ghi hình...).

Tiêu chuẩn nhấn mạnh rằng sự phù hợp với mô hình OAIS trong thực tiễn là một quá trình động. Mô hình không đòi hỏi các lựa chọn công nghệ cụ thể hoặc các ràng buộc khác đối với các quyết định triển khai, có thể nhóm hoặc phá vỡ chức năng theo các cách khác nhau. Mặc dù mô hình không chỉ định về giải pháp công nghệ cụ thể nhưng thông qua khuyến cáo để gợi ý các yêu cầu về giải pháp công nghệ cần thiết cho phát triển kho lưu trữ điện tử trong thực tiễn, đây có thể coi là yêu cầu mở hay yêu cầu động về giải pháp công nghệ.

Nhiều sáng kiến đã sử dụng các khái niệm của mô hình OAIS cho công việc tập trung hơn trong bảo quản số. Các lĩnh vực nghiên cứu chính bao gồm việc phát triển các kiến trúc kho lưu trữ phù hợp mô hình OAIS; thiết lập các tiêu chuẩn liên quan đến OAIS; điều chỉnh mô hình OAIS chung cho các triển khai theo mục đích cụ thể; bổ sung các yêu cầu về siêu dữ liệu của mô hình thông tin OAIS; và phát triển các phương pháp và giao thức để mã hóa và trao đổi thông tin lưu trữ.... Ghi nhận một số sáng kiến bao gồm: Chứng nhận kho lưu trữ số TRAC (ISO 16363:2012 và ISO 16919:2014); siêu dữ liệu cho bảo quản số (PREMIS); tiêu chuẩn truyền và mã hóa siêu dữ liệu (METS); sáng kiến của PAIMAS [7] và PAIS [8] xây dựng tiêu chuẩn hóa ISO 20652: 2006 về giao diện; Kho lưu trữ bên thứ ba đáng tin cậy (ISO 17068:2017).

XÂY DỰNG KHO LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐẢNG

Xây dựng kho lưu trữ điện tử như là một tổ chức lưu trữ bao gồm con người và hệ thống công nghệ thông tin để thực hiện hoạt động lưu trữ. Đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực, tính tin cậy, tính khả dụng của tài liệu lưu trữ điện tử mà không bị phụ thuộc vào công nghệ đặc thù nào, đồng thời là một trong các giải pháp quan trọng bảo hiểm hồ sơ tài liệu lưu trữ truyền thống thuộc "Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam".

Để xây dựng được một kho lưu trữ điện tử cần xác định đáp ứng được các yêu cầu chính sau:

- Phải tuân thủ tiêu chuẩn ISO 14721 và các tiêu chuẩn quốc tế có liên quan cho thực thi các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực, tin cậy, khả dụng của tài liệu lưu trữ điện tử.

- Kho lưu trữ điện tử phải được thiết kế và triển khai trên cơ sở tuân thủ chặt chẽ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về quản lý tài liệu lưu trữ (Nghị định số 01/2013/-NĐ-CP), các quy định hiện hành của Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam và phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành có liên quan tới quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

- Đáp ứng các tiêu chuẩn công nghệ quốc gia (Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT); được thiết lập và vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông thống nhất của các cơ quan Đảng; có khả năng tích hợp thuận tiện với các hệ thống thông tin khác.

- Cần được thiết kế và triển khai phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng lên của các cơ quan Đảng và của xã hội về bảo vệ an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu; đáp ứng các yêu cầu hiện tại và tương lai về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

- Phải phù hợp với mô hình tổ chức, bộ máy và trình độ của các cán bộ cơ quan Đảng; phù hợp với khả năng tài chính của Đảng trong đầu tư, vận hành, bảo trì và phát triển.

THIẾT KẾ KIẾN TRÚC CHỨC NĂNG CỦA KHO LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 14721:2012

Kho lưu trữ điện tử của cơ quan Đảng là một tổ chức lưu trữ bao gồm các yếu tố: tổ chức, con người và hệ thống…. Trong đó, trung tâm của hệ thống là phần mềm quản lý kho lưu trữ điện tử nhằm hỗ trợ người dùng tác nghiệp, thực thi hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Việc phát triển phần mềm quản lý này cần dựa trên hai nền tảng: Nền tảng về nghiệp vụ (tham chiếu theo tiêu chuẩn ISO 14721:2012); Nền tảng về công nghệ (tập hợp các công nghệ, giải pháp kỹ thuật được sử dụng để phát triển thành sản phẩm phần mềm ứng dụng).

Kiến trúc chức năng của kho lưu trữ điện tử theo Mô hình OAIS

Hình 1. Mô hình chức năng tổng quát của kho lưu trữ điện tử

Các chức năng và dịch vụ được thiết kế trong Hình 1 sẽ có các chức năng cụ thể như sau:

- Thu thập: Tiếp nhận gói tin đệ trình SIP từ Bên cung cấp, tạo các gói tin lưu trữ AIP, trích các thông tin về gói tin AIP, báo cáo kết quả…

- Kho lưu trữ: Quản lý tổ chức vật lý gói tin lưu trữ AIP, cập nhật đối tượng thông tin, cung cấp gói tin theo yêu cầu từ các chức năng Khai thác, kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu của AIP.

- Quản lý dữ liệu: Quản lý thông tin mô tả đối tượng được lưu trữ trong kho lưu trữ, hỗ trợ cập nhật biên mục thông tin, cung cấp chức năng truy vấn trên các cơ sở dữ liệu lưu thông tin mô,….

- Khai thác: Cung cấp giao diện tra tìm dữ liệu, hiển thị kết quả tìm kiếm và kết xuất, đóng gói kết quả theo tiêu chuẩn được định nghĩa trả lại cho đối tượng bên khai thác….

- Điều hành: Quản lý và thiết lập các chính sách và tiêu chuẩn về thông tin, định dạng; quản lý các thỏa thuận với các tổ chức bên cung cấp/ khai thác; phục vụ điều phối hoạt động giao dịch giữa các chức năng với nhau…

- Lập kế hoạch bảo quản: Quản lý rủi ro, theo dõi các thay đổi công nghệ, môi trường có thể ảnh hưởng tới lưu trữ, đưa ra các tiêu chuẩn, khuyến cáo nâng cấp, di trú dữ liệu…

- Dịch vụ hệ thống: Cung cấp dịch vụ hệ điều hành, dịch vụ mạng và dịch vụ bảo mật (hỗ trợ kiểm soát truy cập, nhật ký hệ thống, tích hợp, sao lưu, ...)

- Số hóa: Mặc dù số hóa không thuộc chức năng trong mô hình OAIS, nhưng thực tế hiện tại phần lớn tài liệu được lưu dưới các dạng tương tự (giấy, phim ảnh,...). Vì thế, để có dữ liệu phục vụ khai thác, cần đưa vào phân hệ số hóa để quét và chỉ mục dữ liệu.

- Dịch vụ Thu thập: hỗ trợ chức năng Thu thập để chuyển đổi thông tin từ bên cung cấp hoặc dữ liệu từ dịch vụ số hóa để tạo lập gói tin SIP theo tiêu chuẩn.

- Dịch vụ khai thác: Hỗ trợ các công nghệ cho chức năng khai thác giao dịch với bên khai thác để tra cứu, báo cáo, chuyển giao các gói tin DIP phù hợp với các nền tảng công nghệ khác nhau của bên khai thác.

Các định nghĩa về các loại gói thông tin phải dựa trên mô hình chức năng của quy trình lưu trữ thông tin, có ba kiểu của gói thông tin được xác định gồm: Gói thông tin gửi (SIP), Gói thông tin lưu trữ (AIP) và Gói thông tin phổ biến (DIP). Gói thông tin cũng được liên kết với một hoặc nhiều thông tin mô tả về đối tượng nội dung để cho phép truy cập hiệu quả.

Kiến trúc công nghệ của kho lưu trữ điện tử

Hình 2. Mô hình kiến trúc công nghệ cho kho lưu trữ điện tử

Mô hình kiến trúc công nghệ được thiết kế dựa trên kiến trúc công nghệ phân lớp đa tầng với các lớp ứng dụng và dịch vụ công nghệ cần thiết, được phân thành các tầng như sau: Tầng giao diện, Tầng ứng dụng nghiệp vụ, Tầng dịch vụ nền tảng, Tầng dịch vụ hạ tầng. Trong đó, trung tâm của hệ thống là tầng ứng dụng nghiệp vụ được phát triển đáp ứng quy trình lưu trữ thông tin theo mô hình kiến trúc nghiệp vụ (Hình 2). Cụ thể chức năng của từng tầng dịch vụ như sau:

Tầng dịch vụ giao tiếp: Đây là tầng quản lý các hoạt động giao diện người dùng, cho phép người dùng giao tiếp với phần mềm để tác nghiệp trực tiếp với các ứng dụng nghiệp vụ. Công nghệ phát triển ứng dụng hỗ trợ các phương thức truy cập ứng dụng thông qua dịch vụ web, ứng dụng di động và kết hợp với cổng thông tin.

Tầng dịch vụ ứng dụng nghiệp vụ: Cung cấp các dịch vụ cho người dùng tác nghiệp theo quy trình nghiệp vụ dựa trên kiến trúc về chức năng như thu thập, quản lý kho lưu trữ, quản lý dữ liệu, khai thác,... Đồng thời, tích hợp với các dịch vụ thông tin dùng chung khác.

Tầng dịch vụ nền tảng và tích hợp: Cung cấp các dịch vụ nền tảng cốt lõi cho xử lý dữ liệu của các ứng dụng nghiệp vụ như dịch vụ quản trị nội dung, dịch vụ quản lý dữ liệu, dịch vụ hệ thống,...; cung cấp dịch vụ hỗ trợ tích hợp với các phần mềm ứng dụng hay dịch vụ bổ sung khác và với các hệ thống thông tin bên ngoài.

Tầng dịch vụ kho lưu trữ và cơ sở dữ liệu: Cung cấp các dịch vụ về lưu trữ dữ liệu (kho lưu trữ dữ liệu SIP, AIP, DIP; kho lưu trữ dữ liệu tạm, kho lưu trữ dữ liệu sao lưu.....) và dịch vụ cơ sở dữ liệu (dữ liệu về hồ sơ tài liệu, csdl file, csdl người dùng;…).

Tầng dịch vụ hạ tầng kỹ thuật: Đây là tầng cuối cùng cung cấp các dịch vụ hạ tầng kỹ thuật (hệ thống mạng, máy chủ cung cấp dịch vụ, thiết bị an ninh an toàn, thiết bị ngoại vi và thiết bị phụ trợ…) và dịch vụ kết nối mạng.

Đề xuất giải pháp công nghệ cho phát triển ứng dụng của phần mềm

Giải pháp công nghệ cho phát triển phần mềm theo kiến trúc chức năng

Các giải pháp công nghệ đề xuất cần thiết cho phát triển phần mềm tác nghiệp theo kiến trúc chức năng được mô tả dưới dạng một bảng sắp xếp các sản phẩm công nghệ cho phát triển phần mềm. Theo đó, cho phép cơ quan lựa chọn công nghệ phù hợp dựa trên nhu cầu và quy mô đầu tư của dự án xây dựng phần mềm. Đề xuất các giải pháp công nghệ sẵn có cho phát triển phần mềm được trình bầy dưới dạng Bảng sắp xếp các sản phẩm công nghệ đề xuất, trong đó có các nền tảng công nghệ cơ bản gồm: Phần mềm hệ điều hành, hệ quản trị nội dung, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, Công nghệ lưu trữ dữ liệu, Công nghệ tìm kiếm, Công nghệ phát triển ứng dụng, Công nghệ tích hợp dữ liệu, Phương tiện lưu trữ, Cơ sở hạ tầng công nghệ và Tiêu chuẩn mô tả dữ liệu.

Giải pháp công nghệ cho phát triển phần mềm theo chức năng mở rộng

Ngoài các chức năng đã xác định theo kiến trúc chức năng, kho lưu trữ phải có khả năng phát triển theo tính mở để xử lý các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù như giải pháp tích hợp, trao đổi dữ liệu; giải pháp đảm bảo tính an toàn và bảo mật; giải pháp tích hợp ký số đóng dấu thời gian cho lưu trữ lâu dài; giải pháp đảm bảo tính sẵn sàng cao của hệ thống.

Theo đó, Phần mềm phải cung cấp các dịch vụ tích hợp theo các tiêu chuẩn kỹ thuật với các sản phẩm công nghệ ứng dụng cụ thể. Đề xuất một số yêu cầu nghiệp vụ mở rộng và kèm theo đó khuyến nghị sử dụng một số giải pháp công nghệ sẵn có để áp dụng, đặc biệt là các công nghệ sẵn có của Ban Cơ yếu Chính phủ.

Đề xuất kiến trúc công nghệ cho hạ tầng kỹ thuật

Tầng dịch vụ hạ tầng kỹ thuật theo mô hình kiến trúc công nghệ có thể được thiết kế linh hoạt để có thể sử dụng chung hạ tầng kỹ thuật sẵn có của các cơ quan Đảng theo mô hình trung tâm dữ liệu nhằm tập trung vận hành, quản trị hệ thống, bảo đảm an toàn dữ liệu, giảm thiểu rủi ro về sự cố kỹ thuật và dữ liệu, giảm chi phí đầu tư cho hệ thống và con người.

Đề xuất Tầng dịch vụ hạ tầng kỹ thuật của Kho lưu trữ điện tử được thiết kế theo mô hình trung tâm dữ liệu hay trung tâm tích hợp dữ liệu tuân thủ kiến trúc công nghệ cho hạ tầng kỹ thuật của khung kiến trúc tổng thể nhằm đảm bảo cho kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu hoặc sử dụng chung một số dịch vụ, hạng mục của hạ tầng kỹ thuật sẵn có trong cơ quan Đảng.