Được ban hành ngày 02/01/2020, Quy định 217-QĐ/TW (sau đây gọi tắt là Quy định 217) quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử trên mạng thông tin diện rộng của Đảng và trên mạng Internet của các cơ quan Đảng thông qua các phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp; gửi, nhận văn bản và thư điện tử công vụ. 

Quy định 217 áp dụng đối với các cơ quan Đảng (bao gồm cả các đơn vị trực thuộc) từ Trung ương đến địa phương; các cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các cơ quan Đảng nếu hạ tầng kỹ thuật, công nghệ đáp ứng được yêu cầu.

Theo đó, các văn bản điện tử đã ký số theo Quy định 217 có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Đối với các văn bản điện tử không ký số được gửi, nhận trên mạng chỉ có giá trị tham khảo, không có giá trị pháp lý.

Nguyên tắc gửi, nhận văn bản trên mạng

Quy định về gửi, nhận văn bản trên mạng cần chú ý, tất cả các văn bản có nội dung thông tin “không mật” thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan Đảng được gửi, nhận trên mạng; văn bản có độ “mật” phải được mã hóa bằng sản phẩm mật mã của ngành Cơ yếu (cụ thể là của Ban Cơ yếu Chính phủ); văn bản có độ “tối mật” và “tuyệt mật” phải do bộ phận nghiệp vụ cơ yếu thực hiện gửi, nhận qua đường cơ yếu. Việc soạn thảo, lưu trữ, khai thác văn bản điện tử có nội dung thông tin mật có quy định riêng, đảm bảo tuân thủ theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

Cơ quan phát hành văn bản điện tử không phát hành văn bản giấy đến cơ quan tiếp nhận văn bản điện tử khi đã gửi văn bản điện tử có ký số, ngoại trừ một số trường hợp sau:

Văn bản chung: gồm các văn bản liên quan công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, công tác kiểm tra, giám sát, giải quyết khiếu nại, tố cáo; các văn bản liên quan tới việc giải quyết chế độ, chính sách, tài chính,….

Văn bản đặc thù, bao gồm:

- Văn bản của Trung ương như: Các nghị quyết, kết luận của Ban Chấp hành Trung ương; nghị quyết, chỉ thị của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; các văn bản kết luận hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư; các văn bản kết luận, thông báo kết luận, chỉ đạo trực tiếp địa phương, thông báo ý kiến đồng chí Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư; các văn bản liên quan đến tổ chức Đại hội Đảng toàn quốc, hội nghị Trung ương, hội nghị cán bộ toàn quốc, các hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các cuộc làm việc, tiếp khách của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư.

- Văn bản của các cơ quan đảng ở Trung ương như: Báo cáo kết quả thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương; các đề án, công văn, tờ trình, dự thảo nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế, kết luận, báo cáo chuyên đề... gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Thường trực Ban Bí thư để báo cáo và xin ý kiến; văn bản chỉ đạo liên quan đến các lĩnh vực theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

- Văn bản của các cơ quan đảng ở địa phương như: Báo cáo kết quả thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương; các văn bản xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Thường trực Ban Bí thư; các đề án, tờ trình, các dự thảo nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế, đề án, tờ trình do cơ quan đảng ở địa phương ban hành.

Cơ quan tiếp nhận văn bản điện tử phải thực hiện quy trình: Kiểm tra nguồn gốc, tính hợp thức của văn bản, lấy số và đăng ký văn bản đến trên máy tính, sau đó chuyển văn bản đến người nhận để xử lý.

Chỉ sử dụng mạng Internet để gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thông tin không mật giữa các cơ quan đảng đối với trường hợp bên gửi hoặc bên nhận không có kết nối mạng thông tin diện rộng của Đảng hoặc mạng thông tin diện rộng của Đảng có sự cố kỹ thuật.

Yêu cầu gửi, nhận văn bản qua mạng

Quy định 217 cũng nêu rõ các yêu cầu gửi, nhận văn bản qua mạng:

Thứ nhất: Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

Thứ hai: Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, tính pháp lý, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

Thứ ba: Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Sau khi tiếp nhận, nếu văn bản điện tử đến bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại "khẩn" phải được đặt ở chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ "khẩn", gửi ngay sau khi ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

Thứ tư: Văn bản điện tử gửi, nhận trên mạng phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống đối với trường hợp sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp hoặc trạng thái gửi, nhận với trường hợp sử dụng phần mềm gửi, nhận văn bản trên mạng Internet. Trường hợp gửi qua thư điện tử công vụ, văn bản điện tử phải được cập nhật, quản lý bằng phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp.

Thứ năm: Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông.

Phương thức gửi, nhận văn bản trên mạng

Đối với phương thức gửi, nhận văn bản trên mạng, có 3 phương thức được quy định tại Quy định 217, bao gồm: sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp được quy định dùng chung trong các cơ quan Đảng để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan đảng trên mạng thông tin diện rộng của Đảng; Sử dụng phần mềm gửi, nhận văn bản trên mạng Internet hoặc thư điện tử công vụ để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan Đảng trên mạng Internet; Thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan đảng với các cơ quan nhà nước.

Trong trường hợp có sự cố về kỹ thuật hoặc bên gửi hay bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử, các cơ quan gửi văn bản giấy theo đường truyền thống; đồng thời khẩn trương khắc phục các sự cố, triển khai các giải pháp kỹ thuật, kết nối để thực hiện việc gửi, nhận văn bản qua mạng.

Yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp, phần mềm gửi, nhận văn bản trên mạng Internet của các cơ quan Đảng phải thể hiện các thông tin sau của văn bản điện tử: Mã định danh của cơ quan, tổ chức (cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo Quy định số 15-QĐ/VPTW, ngày 30/01/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng); Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Thể loại văn bản; Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hoả tốc); Trích yếu nội dung văn bản; Hồ sơ, tài liệu gửi kèm; Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xoá...); Họ tên người ký; Bên gửi/nhận; Thời gian gửi, nhận; Thời hạn xử lý; Lịch sử gửi, nhận văn bản.

Về tổ chức thực hiện

Văn phòng Trung ương Đảng có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan đảng ở Trung ương và các tỉnh uỷ, thành uỷ triển khai, tổ chức, hướng dẫn thực hiện Quy định; Giúp Thường trực Ban Bí thư theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này; hằng năm chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Ban Bí thư về tình hình, kết quả triển khai Quy định; đề xuất sửa đổi, bổ sung nếu cần thiết.

Các cơ quan Đảng chịu trách nhiệm bảo đảm kết nối, liên thông giữa các hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp, phần mềm gửi, nhận văn bản trên mạng Internet; Giám sát, kiểm soát việc gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, định kỳ kiểm tra việc thực hiện Quy định 217 tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc; Thống nhất kết nối, liên thông Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp với các phần mềm gửi, nhận, quản lý văn bản của cơ quan đảng với các cơ quan nhà nước trong địa phương theo hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng; Tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu dữ liệu bảo đảm an ninh, an toàn thông tin và chuyển lưu trữ theo quy định. Căn cứ Quy định 217 và tình hình thực tiễn, các cơ quan đảng ban hành quy chế cụ thể, phù hợp để áp dụng thực hiện tại nội bộ cơ quan Đảng.

Ban Cơ yếu Chính phủ chịu trách nhiệm trong việc bảo đảm đầy đủ, kịp thời các chứng thư số theo yêu cầu ký số, bảo mật để gửi, nhận văn bản điện tử trên mạng; bảo đảm các sản phẩm mật mã tích hợp vào các phần mềm, đáp ứng yêu cầu sử dụng; hướng dẫn, hỗ trợ tích hợp giải pháp ký số, bảo mật vào các phần mềm ứng dụng phục vụ cho việc gửi, nhận văn bản trên mạng và gửi qua thư điện tử.

Quy định 217 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng chính thức có hiệu lực từ ngày 02/01/2020.