Tại Hội nghị, Ông Nguyễn Thành Phong, Chủ tịch UBND Thành phố Hồ Chí Minh cho biết, các ứng dụng này có tính thiết thực, hữu hiệu, phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo Thành phố, lãnh đạo các sở, ban, ngành, quận, huyện. Triển khai ứng dụng sẽ góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành.
Chủ tịch UBND Thành phố đã chỉ đạo Văn phòng UBND Thành phố, lãnh đạo các sở, ban, ngành và các quận, huyện nhanh chóng đưa hệ thống phòng họp không giấy tờ vào vận hành để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Phát biểu tại hội nghị, Ông Nguyễn Thiện Nhân, Bí thư Thành ủy Thành phố Hồ Chí Minh cho rằng, việc triển khai hai ứng dụng trên là một việc làm thiết thực của chính quyền TP.HCM nhằm phục vụ cải cách hành chính. Tại hội nghị, ông Nguyễn Thiện Nhân cũng đã chỉ đạo, trong tháng 9/2019, Thành phố Hồ Chí Minh sẽ triển khai ứng dụng này đến 31 sở, ngành và 24 quận, huyện. Năm 2020 sẽ triển khai hai ứng dụng trên đến các xã phường trên toàn địa bàn Thành phố. Hệ thống cấp ủy cũng sẽ triển khai đồng bộ như hệ thống chính quyền để đến cuối năm 2020, toàn Thành phố sẽ áp dụng đồng bộ các ứng dụng này.
Trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số chuẩn bị trước phiên họp, kết hợp các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác. Sau phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị, cá nhân trong thời gian ngắn nhất.
Với ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh", lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Việc áp dụng phòng họp không giấy dự kiến sẽ giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí gửi văn bản hỏa tốc, thư mời họp; đồng thời vẫn đảm bảo tính bảo mật thông tin ở mức cao nhất.
